グループウェアというツールをご存じでしょうか。
企業や社内の効率化のために今や必要不可欠と言えるほど強力な効率化ツールになりますが、実際にどのように活用していくのかについて、全体像や使用例を中心に見ていきましょう。
グループウェアってなに？
グループウェアとは、ネットワークを通じて情報を共有することのできるツールの総称となります。
例えば、電子メール、SNS、チャット、スカイプなどの情報伝達ツールや、ライブラリ機能のように情報や画像、動画などをメンバー間で共有できるものです。
既に一部を導入済の企業も多いでしょう。
他にも、スケジュール管理機能のように一人のスケジュールをメンバー全員に共有するというもの、ワークフローのように企画書、稟議書のように決裁が必要な書類についてもシステム内で解決できるようなものまであります。
グループウェアを導入するメリット
組織内で情報共有をすることによる大きなメリットを以下5つ、順を追ってご説明します。
業務効率が上がる
グループウェアを導入することで、以前は一人一人のスケジュールを把握するために、ホワイトボードに予定を書いて情報共有をしていました。わからない場合は、そのスケジュールを管理している人に聞く、本人に電話をして確認するなどしていたために手間がかかりました。
全員のスケジュールを一括送信出来たら、この手間は完全に消えてなくなります。
また、グループウェアは個人が思いついたアイデアもメンバーにすぐに共有できるため、会議を開く手間もありません。営業からバックオフィスに対して報告書を挙げる、業務日報を挙げるなどの連絡も直ちに行うことができます。
上司の決裁が必要な大きなプロジェクトの場合も、企画を情報共有し意見交換を行い、その上で上司の決裁をグループウェア内で行うことができます。
報告や、承認作業も行うことが出来るほか、資金のかかる問題でも相談や会議をグループウェア内で行い、これを決済してもらうことで簡略化出来ます。
情報共有が容易
過去には紙媒体を連絡網に使っていたことがあります。現在でも最低限の回覧システムが残っている企業も多くあるでしょう。
これも悪い方法ではないのですが、上の役職者から回覧されることが多いために不在時に止まってしまったり、最終閲覧者まで時間がかかります。
グループウェアによって瞬時にビジネス上必要な情報を共有することで業務効率化につながります。
マルチデバイスに対応できる
クラウド型グループウェアを使用することによってUSBにデータを保存していなくてもパソコンがなくても、スマホやタブレットでクラウド上に保存しているデータを共有していると遠方からでもアクセスできます。
USBを忘れてしまう、紛失してプレゼンができなかった！などという問題も起きないので安心できます。
また、従来は議題内容の優先度や重要度に関わらず、会議でプレゼンするということが主流でしたが、無駄なものも多くありました。全員が同時刻に同じ会議室へ集合するというのは、様々な機会の損失になります。
グループウェアによりネット上での会議ができると、外出中の社員も移動時間を効率活用できたり、参加率を上げることで後日説明をし直すこともなくなり、双方にとってメリットがあります。
必然的にメンバーが集まりやすくなり、会議の資料もすべてクラウドに保存しているものを使用できますのでペーパーレスにもつながりますよね。このように環境としての業務能率も上がるのです。
ペーパーレス化が可能
グループウェアによるペーパーレス化は環境にも優しいのです。
クラウド上での情報共有ですから、当然紙ベースのものは存在しません。もちろん必要であればプリントアウトできますが、基本的にはその必要はないでしょう。紙がなければ保存場所も不要になるので、オフィスもすっきり片付きます。
ごみも減り、必要な情報も紛失することがありません。
セキュリティ強化
紙媒体の資料の場合、金庫保管する、カギのかかった机に保管するなどルールが設けられていました。しかしグループウェアによる情報共有は、クラウド上で閲覧制限をそもそもかけることが出来ますので、全員い閲覧可・一部閲覧可・転送不可・コピー不可等細かくルールを設定することができます。暗証番号やパスワードを利用することが多いためにセキュリティも完備しています。
グループウェアを導入するデメリットは導入が難しいこと
便利な反面、グループウェアに反対する人もいることは確かです。
また、導入するとなると、初期はその構築に時間を取られることでしょう。それほど難しい作業でないにしろネットワークにあまり慣れていない方は難しく感じるかもしれませんので、導入の際には、明確な理由や目的をはっきりさせる必要があります。
他にも、グループウェアの特徴として、新しいメンバーの追加や権限の緩和などをする場合、管理者に許可をもらう必要があります。管理者の考え次第で柔軟性がなくなることも予想されます。
まとめ
グループウェアに関するツールは様々なものがありますので、自社の課題に合ったものを選んでいくと良いでしょう。本格導入の前にGoogleドライブ機能や、グループチャット等から実際に運用できるかを気軽に試してみるのも良いかもしれませんね。
いずれにせよ、様々なライフスタイルで仕事が許容されるこのご時世、業務効率化による時短はこれからのビジネスに欠かせない考え方です。是非導入を検討してみてはいかがでしょうか。